Hallituksen työjärjestyksen tarkoitus

Hallitus on laatinut itselleen työjärjestyksen. Työjärjestyksen tarkoituksena on tehostaa hallituksen työskentelyä.

Työjärjestys sisältää muun muassa:

• hallituksen, hallituksen puheenjohtajan, esittelijän ja sihteerin keskeiset tehtävät
• työnjaon hallituksen ja muiden toimielinten tai toimihenkilöiden välillä
• työnjaon hallituksessa
• hallituksen kokoustyöskentelyn periaatteet
• ohjeet hallituksen muusta työskentelystä
• ohjeet yhteydenpito- ja yhteistoimintamuodoista toimivan johdon kanssa
• ohjeet hallituksen jäsenen vaitiolovelvollisuudesta
• hallituksen toiminnan arviointiperiaatteet ja -tavat.

Säätiön työjärjestys muodostaa kokonaisuuden, joka sisältää hallituksen työjärjestyksen lisäksi seuraavat erikseen laadittavat ohjeet:

Työjärjestyksen liitteenä olevat ohjeet: 

1. talous- ja edustamisohje
2. varainhoidon periaatteet sijoitusstrategia
3. lähipiiri- ja palkkio-ohje
4. riskienhallinnan ja valvonnan periaatteet
5. avustustenjakoperiaatteet

Hallituksen työjärjestys

Hyväksytty 28.1.2020

1.      Yleistä

Hallitus toimii voimassa olevan lainsäädännön ja Riihi säätiön (myöh. säätiö) sääntöjen mukaisesti. Hallituksen toimintaa säätelevät erityisesti säätiölaki ja -asetus, aravalaki ja -asetus, viranomaisten määräykset, ohjeet ja suositukset. Hallituksen toimintaa ohjaa Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunnan hyvän säätiö tavan periaatteet. Riihi säätiön on Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunnan jäsen.

Säätiölain mukaan hallitus on vastuussa säätiön toiminnasta. Vastuun selkeyttämiseksi tässä työjärjestyksessä määritellään, mitä hallituksen yleinen tehtävä tarkoittaa. Hallitus on hyväksynyt tämän työjärjestyksen täydentämään työskentelyään ohjaavaa säännöstöä.

2.      Toimielimet

Säätiössä on hallitus. Säätiön hallintoa ja muita tehtäviä hoitavat hallituksen valitsemat toimihenkilöt hallituksen määräämän toimenkuvan ja vastuualueiden mukaisesti.

Hallitus voi perustaa sitä avustavia ja sen päätöksiä valmistelevia valiokuntia tai antaa erikoistehtäviä hallituksen jäsenille. Valiokunnilla tai erikoistehtäviä hoitavilla jäsenillä ei ole itsenäistä päätösvaltaa, mikäli hallitus ei tapauskohtaisesti annettavista valtuuksista erikseen päätä.

3.      Hallituksen kokoonpano ja valinta

Säätiön hallitukseen kuuluu sääntöjen mukaan vähintään kolme (3) ja enintään seitsemän (7) jäsentä. Hallitus järjestäytyy vuosittain kunkin kalenterivuoden ensimmäisessä kokouksessa ja valitsee puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan sekä päättää vuosivaltuutuksista.

4.      Hallituksen tehtävät

Hallituksen tehtävänä on:

• huolehtia säätiön hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä,
• pitää vuosikokous ja tehdä sille säätiölain ja sääntöjen mukaiset päätösesitykset (toimintakertomus ja tilinpäätös),
• ohjata ja valvoa säätiön toimivaa johtoa, nimittää ja erottaa valitsemansa toimihenkilöt,
• päättää säätiön strategiasta ja hyväksyä strategiset tavoitteet sekä seurata sen toteutumista,
• hyväksyä vuosittaiset toimintalinjaukset, talousarvion ja investointitalousarvion sekä valvoa niiden toteutumista,
• asettaa vuosittain valitsemilleen toimihenkilöille tavoitteet ja arvioida niiden toteutumista,
• määrittää riskienhallintajärjestelmän ja sisäisen valvonnan toimintaperiaatteet,
• käsitellä muut asiat, jotka hallituksen puheenjohtaja tai asiamies ovat esittäneet esityslistalle,
• arvioida omaa toimintaansa.

5.      Hallituksen puheenjohtaja tehtävät

Hallituksen puheenjohtajan yleisenä tehtävänä on johtaa hallituksen työskentelyä niin, että sen tehtävät tulevat hoidetuksi mahdollisimman tehokkaasti ja tarkoituksen mukaisesti.

Puheenjohtajan tehtävänä on:

• valvoa, että hallituksen kokousohjelmaan merkityt kokoukset kutsutaan koolle,
• varmistaa, että asioiden käsittelyyn on varattu riittävästi aikaa ja kaikilla kokoukseen osallistuvilla on mahdollisuus lausua niistä mielipiteensä,
• kutsua tarvittaessa hallituksen ylimääräisiin kokouksiin,
• hyväksyä asiamiehen laatima esityslistan ja asioiden esittelijät ja muiden tarvittavien henkilöiden kutsumisen kokouksiin
• valvoa, että kokouksesta tehtävä pöytäkirja vastaa kokouksen kulkua,
• pitää yhteyttä asiamieheen ja seurata säätiön toimintaa, säätiön ilmapiiriä ja toimintaedellytyksiä,
• pitää tarvittaessa yhteyttä hallituksen jäseniin kokousten välillä,
• pitää tarvittaessa yhteyttä säätiön sidosryhmiin,
• vastata hallituksen toiminnan suunnittelusta ja arvioinnista,

Puheenjohtajan ollessa estyneenä hänen tehtäviään hoitaa varapuheenjohtaja

6.      Hallituksen päätöksentekomenettely

Hallitus on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja vähintään puolet hallituksen jäsenistä on paikalla. Päätökset tehdään yksinkertaisella enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni.

7.      Hallituksen jäsenen lojaalisuus- ja huolellisuusvelvollisuus

Hallituksen edustaa säätiössä toimiessaan vain säätiötä ja hänen tulee työskennellä hallituksessa säätiön 2§:n mukaisen tarkoituksen edellyttämällä tavalla.

Hallituksen jäsen kunnioittaa ja noudattaa hallituksessa tehtyjä päätöksiä ja niiden toimeenpanoa (pl. sääntöjen ja lakien vastaiset päätökset).

8.      Esteellisyys

Hallituksen jäsenet ilmoittavat ennen asian valmistelua mahdolliset päätöksentekoon vaikuttavat sidonnaisuudet ja eturistiriidat.

Hallituksen jäsen itse huolehtii esteellisyystilanteiden huomioon ottamisesta. Hallituksen jäsen ei osallistu sellaisen asian valmisteluun, käsittelyyn tai päätöksentekoon, jos kysymyksessä oleva asia liittyy säätiön tai muuhun organisaatioon, jonka työntekijänä tai hallintoelimen jäsenenä hän on. Hallituksen jäsenen tulee aina myös itse arvioida ja harkita itsensä jääväämistä.

9.      Hallituksen kokoukset

Hallitus kokoontuu etukäteen sovitun aikataulun mukaisesti normaalisti 7-10 kertaa vuodessa ja pitää tarvittaessa ylimääräisiä kokouksia, jotka voivat olla myös puhelin- tai sähköpostikokouksia. Vuosittain pidetään vähintään yksi hallituksen strategiakokous, vahvistetaan yhtiön pitkän aikavälin strategiset tavoitteet.

Asiamies huolehtii yhdessä hallituksen puheenjohtajan kanssa hallituksen kokouksen esityslistan laatimisesta. Kokouskutsu ja keskeinen kokousmateriaali toimitetaan hallituksen jäsenille sääntöjen mukaan 5 päivää ennen kokousta.

Hallituksen kokouksista pidetään pöytäkirjaa, jonka allekirjoittavat puheenjohtaja ja kaikki kokoukseen osallistuneet hallituksen jäsenet. Pöytäkirjat numeroidaan juoksevasti kalenterivuosittain. Sihteerinä toimii säätiön asiamies.

10. Hallituksen toiminnan arviointi

Säätiön hallitus arvioi kerran kahdessa vuodessa omaa ja säätiön kaikkien toimijoiden toimintaa. Arvioinnin tarkoituksena on selvittää, miten säätiön tarkoitus ja hallituksen toiminta on toteutunut ja miten sitä voitaisiin kehittää.

11. Asiamies

Säätiöllä voi olla sivutoiminen tai päätoiminen asiamies. Asiamiehen valitsee hallitus. Asiamiehen toimisuhteen keskeisistä ehdoista on laadittava kirjallinen sopimus, jonka hallitus hyväksyy ja jonka hallituksen puolesta allekirjoittaa hallituksen puheenjohtaja. Asiamiehen esimiehenä toimii säätiön puheenjohtaja. Eturistiriitojen välttämiseksi asiamiehen on ilmoitettava omat ja lähiomaisen omistukset ja hallintoelimen jäsenyys saman toimialan osakeyhtiössä ja muussa yhteisössä taikka muut sellaiset seikat, joilla voi olla vaikutusta asiamiehen riippumattomuuden arvioinnissa. Ilmoitusvelvollisuus koskee myös olennaisia muutoksia mainituissa seikoissa.

Asiamiehen tehtävänä on:

• hoitaa yhteisön juoksevaa hallintoa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti
• pitää hallituksen puheenjohtajan hyvin informoituna säätiön ja konsernin päivittäistilanteesta
• päättää hallituksen valtuuttamana tai kiireellisissä tapauksissa yhteisön toiminnan laajuuteen ja laatuun nähden epätavallisista ja laajakantoisista toimenpiteistä sekä raportoi niistä, niin pian kuin se on mahdollista, hallitukselle
• vastata yhteisön kirjanpidon ja varainhoidon järjestämisestä lainmukaisella ja luotettavalla tavalla
• huolehtia siitä, että säätiön ja konsernin säätiö-, kaupparekisteri- ja muut vastaavat rekisteritiedot ovat ajan tasalla
• huolehtia siitä, että säätiölle otetaan asiamiestä ja hallitusta koskevat vastuuvakuutukset
• edustaa yhteisöä tehtäviinsä kuuluvissa asioissa.

Asiamies ei saa tehdä päätöstä tai ryhtyä muuhun toimenpiteeseen, joka on omiaan tuottamaan säätiölle tai muulle henkilölle epäoikeutettua etua yhteisön tai toisen omistajan kustannuksella. Asiamies ei saa noudattaa sellaista hallituksen tai konsernin yhtiökokousten tai säätiön vuosikokouksen tai muun yhteisön toimielimen päätöstä, joka on lainvastaisena pätemätön.